1.1. De openingstijden van de studiezalen van Archief Gooi en Vechtstreek zijn als volgt:
- Locatie Hilversum, Oude Enghweg 23, is geopend op:
maandag en dinsdag van 10:00 tot 17:00 uur
- Locatie Naarden, Cattenhagestraat 8, is geopend op:
woensdag en donderdag van 13:00 tot 17:00 uur
Onder bijzondere omstandigheden kan worden afgeweken van de hierboven genoemde openingstijden. In dat geval wordt dit vermeld op de website (archiefgooienvechtstreek.nl).
1.2. Als bezoeker heeft u alleen toegang tot de publieksruimten.
1.3. Jassen en tassen dient u aan de kapstok te hangen of op te bergen in een van de beschikbare kluisjes. Uw waardevolle spullen kunt u ook in een kluisje opbergen. Archief Gooi en Vechtstreek en de betrokken gemeenten zijn niet aansprakelijk voor verlies of diefstal.
Het is niet toegestaan een kluissleutel mee te nemen als u het gebouw verlaat.
1.4. In geval van raadpleging van beperkt openbare archiefstukken is het niet toegestaan een mobiele telefoon of fototoestel mee te nemen in de studiezaal.
1.5. Archiefmedewerkers zijn bevoegd om materialen die door bezoekers in de studiezaal worden meegenomen te controleren.
1.6. Het is niet toegestaan om in de studiezaal te eten of te drinken. Bij de studiezaal in Hilversum is een aparte ruimte gereserveerd om iets te nuttigen.
1.7. Op beide locaties geldt een rookverbod voor het hele gebouw.
1.8. Huisdieren worden niet toegelaten. Een uitzondering op deze regel vormen geleidehonden en hulphonden.
1.9. U mag andere bezoekers geen overlast bezorgen door te telefoneren, luidkeels te praten of door ander hinderlijk gedrag.
1.10. In geval van een calamiteit dient u altijd de instructies te volgen van de archiefmedewerkers.
1.11. Stel uw bezoek aan de studiezaal uit indien u symptomen heeft die passen bij luchtweginfecties (zoals verkoudheid, hoesten, niezen of keelpijn).
1.12. In bijzondere gevallen kan worden besloten tot het sluiten van de studiezaal of tot het beperken van de dienstverlening tijdens openingstijden.
2.1. Wanneer u voor het eerst onderzoek komt doen in een van de studiezalen, dient u een bezoekerskaart in te vullen en een geldig legitimatiebewijs te tonen. De volgende persoonsgegevens worden geregistreerd: achternaam, voornaam (voorletters), adres, postcode, woonplaats, land, telefoonnummer en e-mailadres. De studiezaalmedewerker registreert het onderwerp, de aangevraagde stukken en de bezoekdatum.
Indien u onderzoek doet op beide bezoeklocaties, dient per locatie bij het eerste bezoek een kaart ingevuld te worden.
2.2. Bij ieder vervolgbezoek wordt gecontroleerd of de bezoeker geregistreerd staat, desgewenst met legitimatie. De bezoekdata worden bijgeschreven.
2.3. Bij registratie verbindt u zich aan dit bezoekersreglement, dat in de studiezalen ter inzage ligt.
2.4. De over u verzamelde gegevens worden alleen gebruikt in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG):
- voor statistische doeleinden (waarbij gegevens worden geanonimiseerd);
- voor communicatie met de bezoekers;
- om een aangevraagd archiefstuk aan de juiste gebruiker te koppelen;
- om misbruik van archieven en collecties te voorkomen en te traceren;
- voor het voorkomen, opsporen en vervolgen van strafbare feiten.
Uw gegevens worden alleen gebruikt voor het doel waarvoor zij zijn verkregen. Zonder uw toestemming worden uw gegevens niet verstrekt. Uw persoonsgegevens worden maximaal twee jaar na uw laatste bezoek aan een studiezaallocatie uit de betreffende bezoekersregistratie verwijderd.
2.5. De studiezaal in Hilversum is voorzien van camerabewaking. Met het betreden van de studiezaal gaat u ermee akkoord uit veiligheidsoverwegingen te worden gefilmd.
De opgeslagen beelden worden uitsluitend gebruikt voor het doel waarmee ze zijn gemaakt: ondersteuning bij de bescherming van medewerkers en bezoekers, alsmede bij de beveiliging van de eigendommen van de gemeente, medewerkers en bezoekers. De beelden worden niet langer bewaard dan noodzakelijk. Zie voor meer informatie het actuele Reglement Cameratoezicht van de gemeente Hilversum.
3 Terbeschikkingstelling van materiaal
3.1. U kunt bij de studiezaalmedewerker stukken uit archieven en collecties horend bij de desbetreffende studiezaallocatie (Hilversum of Naarden) aanvragen voor raadpleging. Wij vragen u hierbij gebruik te maken van de aanvraagbriefjes die in de studiezalen aanwezig zijn. De archiefstukken worden zo snel mogelijk opgehaald. De maximale wachttijd bedraagt 30 minuten.
Er worden maximaal tien inventarisnummers gelijktijdig ter inzage gegeven.
3.2. U kunt tot 30 minuten voor sluitingstijd archiefstukken opvragen.
3.3. Alle archiefstukken en boeken uit onze collecties mag u uitsluitend raadplegen in de studiezaal van de betreffende archieflocatie. Het is niet toegestaan met archiefstukken de studiezaal te verlaten. Ook is het niet mogelijk om stukken die in Hilversum liggen opgeslagen, aan te vragen voor de studiezaal in Naarden en andersom.
3.4. Stukken die op naam van een andere bezoeker zijn aangevraagd, mag u niet rechtstreeks overnemen. U dient ze persoonlijk aan te vragen.
3.5. In principe kunt u al het archief- en beeldmateriaal (in originele vorm) raadplegen. Daarvan is uitgezonderd materiaal:
- dat in slechte staat verkeert;
- dat bij overbrenging naar het archief aan beperkende bepalingen is onderworpen;
- uit archieven die nog niet zijn geïnventariseerd;
- waarvan een duplicaat (dubbel) of substituut (vervanger) aanwezig is; in dat geval raadpleegt u het duplicaat of substituut;
- dat om andere redenen (bijvoorbeeld bewerking of digitalisering) niet geraadpleegd kan worden; hierover kan de studiezaalmedewerker u informeren.
Indien een van deze uitzonderingen van toepassing is, zal dit in principe op de website bij het desbetreffende inventarisnummer worden aangegeven. Het kan echter voorkomen dat een archiefstuk waarover dit niet op de website vermeld staat, toch niet te raadplegen is.
3.6. Archiefstukken met openbaarheidsbeperkingen mag u slechts onder bepaalde voorwaarden inzien, waartoe u een formulier voor een verzoek tot inzage invult, verkrijgbaar via de studiezaalmedewerker.
4 Raadpleging van het materiaal
4.1. De documenten uit onze archieven en collecties moeten in dezelfde staat worden ingeleverd als ze zijn ontvangen. U mag de aanwezige ordening van de archiefstukken niet verstoren, de volgorde van de stukken niet veranderen en geen aantekeningen maken op de archiefstukken.
4.2. Als u aantekeningen wilt maken op eigen papier of het daarvoor bedoelde papier in de studiezaal, dient u gebruik te maken van potlood (aanwezig op de studiezaal). Het gebruik van pennen of stiften bij het inkijken van archiefstukken is niet toegestaan. Ook is het niet toegestaan aantekeningen te maken met archiefstukken als ‘onderlegger’.
4.3. Vermijd vouwen, kreuken of scheuren en sla bladzijden met droge vingers om.
4.4. Archiefstukken en bijbehorende dozen mogen niet op de grond geplaatst worden.
4.5. De studiezaalmedewerker kan u verplichten om voor het raadplegen van archiefstukken uw handen te wassen en/of om bij het raadplegen van kwetsbare stukken handschoenen te dragen. Ook kan u worden verplicht om een van de beschikbare leeskussens te gebruiken om archiefstukken op te leggen.
4.6. U bent persoonlijk aansprakelijk voor het aan u ter beschikking gestelde materiaal. Kosten van door u veroorzaakte schade aan documenten uit archieven en collecties, worden op u verhaald.
4.7. In geval van constatering van diefstal wordt de politie ingeschakeld.
5.1. Op grond van de AVG en de Uitvoeringswet AVG (UAVG) mag u gegevens over nog levende personen alleen gebruiken voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden. Openbaarmaking van gegevens over nog levende personen mag alleen op zodanige wijze dat de belangen van deze personen niet onevenredig kunnen worden geschaad. De verwerking van ‘bijzondere persoonsgegevens’ (die iemands godsdienst, levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid of seksuele leven betreffen; strafrechtelijke persoonsgegevens en persoonsgegevens inzake het lidmaatschap van een vakvereniging) is aan strikte voorwaarden gebonden (zie AVG, art. 9; UAVG, art. 22-33).
U bent ervoor verantwoordelijk dat de persoonlijke levenssfeer van nog levende personen, van wie u gegevens hebt ingezien, niet wordt geschaad.
5.2. Gegevens uit beperkt openbare archiefstukken mag u niet publiceren of openbaar maken, tenzij u aantoonbare toestemming heeft verkregen van de persoon of personen op wie de gegevens betrekking hebben.
5.3. Indien u informatie uit het archief verwerkt in een publicatie, vragen wij u een bronvermelding op te nemen en tevens om een exemplaar van de publicatie ter beschikking te stellen aan het archief ten behoeve van de bibliotheek.
5.4. Voor het publiceren van archiefmateriaal waar auteursrecht op rust (bijvoorbeeld foto’s of krantenartikelen), bent u zelf verantwoordelijk voor het verkrijgen van toestemming van de auteursrechthebbende en voor het verwijzen naar de auteursrechthebbende in uw publicatie.
6.1. U mag foto’s maken van openbare archiefstukken, mits u geen flits gebruikt. Scans maken met middelen die contact maken met de stukken is niet toegestaan.
Beperkt openbare archiefstukken mogen niet worden gefotografeerd.
6.2. Voor het vervaardigen van reproducties kunnen kosten in rekening worden gebracht in overeenstemming met de legesverordening van de gemeente Hilversum.
6.3. Het maken van kopieën door middel van een in de studiezaal aanwezig kopieer/scan-apparaat wordt gedaan door de studiezaalmedewerker. Het is niet toegestaan deze apparaten zelf te gebruiken. Van de volgende archiefstukken worden geen kopieën/scans gemaakt:
- beperkt openbare archiefstukken
- omvangrijke gebonden archiefstukken of gebonden archiefstukken waarvan de band te krap is om het gebonden archiefstuk plat te leggen
- charters en andere documenten van perkament en/of met zegels
- kwetsbare archiefstukken
- archiefstukken die (al) gedigitaliseerd zijn
- archiefstukken groter dan A3-formaat
7.1. Bij weigering zich te gedragen overeenkomstig de voorschriften van dit reglement of de aanwijzingen van een studiezaalmedewerker, kan u onmiddellijk verder verblijf in de studiezaal of het gebouw worden ontzegd.
7.2. Indien u het niet eens bent met een beslissing van een medewerker die voortvloeit uit dit reglement, kunt u zich wenden tot de archivaris. Neem hiervoor contact met ons op via het e-mailadres info@archiefgooienvechtstreek.nl.
Vastgesteld op 29 september 2024.
Met verwijzing naar punt 205 van het mandaatbesluit 2024 van de gemeente Hilversum.