Procedure inzageverzoek
Er zijn twee mogelijkheden, afhankelijk van het type archief, om onder voorwaarden toch inzage te krijgen in archief waarop een openbaarheidsbeperking rust. Dat kan als het belang van de beperking niet opweegt tegen het belang van de raadpleger.
- Bij overheidsarchieven:
Toestemming voor inzage moet worden gevraagd aan de archivaris. In dit geval is dit aan de archivaris gemandateerd door een besluit van het toepasselijk college of bestuur. - Bij particuliere archieven:
Toestemming voor inzage moet worden gevraagd aan de eigenaar – of aan de archivaris indien de eigenaar die bevoegdheid aan de archivaris heeft overgedragen. De medewerkers van de archiefdienst weten tot wie u zich moet richten om toestemming voor inzage te vragen. U dient deze toestemming schriftelijk te ontvangen (en te tonen).
U moet uw aanvraag altijd schriftelijk motiveren. Voor verzoeken tot inzage dient u een formulier in te vullen (aan te vragen via info@archiefgooienvechtstreek.nl of in te vullen op de studiezaal), dat de afwegingscriteria voor inzage van beperkt openbaar archief bevat (Archiefwet, art. 15 lid 1; Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming, art. 24).
Als de toestemming is verkregen moet de aanvrager zich altijd identificeren in de studiezaal. Wanneer de archivaris in het geval van overheidsarchief besluit geen toestemming voor inzage te verlenen, kunt u gemotiveerd bezwaar aantekenen bij het college van burgemeester en wethouders dat hiervan zorgdrager is.
Na het verkrijgen van toestemming gelden de volgende regels:
- Reproducties zijn niet toegestaan, tenzij uitdrukkelijk anders afgesproken. Daarom is het ook niet toegestaan een mobiele telefoon of fototoestel bij u te hebben tijdens het bekijken van beperkt openbare archiefstukken. Deze kunt u opbergen in een kluisje.
- Indien van toepassing: u bent er verantwoordelijk voor dat de persoonlijke levenssfeer van nog levende personen van wie u gegevens hebt ingezien, niet wordt geschaad.
Wilt u meer weten over (beperkte) openbaarheid van archieven? Bekijk de factsheet Waarom mag ik deze bron niet inzien?